一、为规范并加强深圳大运留学基金会（以下简称基金会）证照、资信类文件（以下统称证照文件）及其复印件的管理，制订本制度。
二、下列证照及复印件由基金会秘书处专人负责保管：
1.法人登记证正副本证照原件及其复印件。
2.所有资信类文件，包括法人身份证明、验资报告、银行开户许可证、印鉴卡、审计报告、评估报告、年检报告等。
3.理事会或秘书长指定要求专管的证照文件。
三、秘书处设兼职机要员，全权负责证照文件的管理，其职责如下：
1.建立证照文件目录及相应档案。
2.负责日常管理，保证证照文件完好无损，防火、防潮、防霉、防虫、防盗。
3.按制度办理证照文件的借阅、借用、复印等手续。
4.兼职机要员变更，办理移交转接手续。
四、基金会财务负责有关证照文件的申办、变更、年检、延期等工作。
五、证照文件的借阅、借用、复印管理
1.基金会工作人员需要借阅、借用、复印证照文件，先向秘书长提出申请，说明事由及拟用证照文件名称、件数、归还期限等情况，经秘书长同意后，到兼职机要员处办理登记手续。
2.机要员确认秘书长同意后办理证照文件的借用、借阅、复印等事项。
3.凡借阅、借用证照文件，须在申请日期内归还，不能按时归还的，应按上述手续办理申请延期。
4.证照文件复印使用，复印件须加盖“再复印无效”红色印章，以防再度复印。
5.借阅、借用、复印证照文件，应妥善保管，规范使用，不得涂改。不得转借他人、单位使用，不得利用证照文件及复印件从事违法和损害基金会利益的活动。违者按照有关法规追究当事人的法纪及经济责任。
6.证照文件丢失时，要及时登报声明作废并补办。
六、违规责任
1.凡因保管不善或借用、借阅手续不齐，导致证照文件损失的，由兼职机要员承担相关责任。
2.凡因借用、借阅、复印证照文件，其使用人过失造成遗失或使用、保管失误造成基金会损失的，由使用人承担相关责任。
七、本办法经基金会二届二次理事会审议通过之日起执行。
